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BtoB営業でメール配信する5ステップと成約率を上げるポイント

時間や場所にとらわれず、好きなタイミングで実施できるメール営業ですが、必ず読んでもらえるとは限らないデメリットも存在します。

今回は、BtoB営業メールの配信までのステップと成約率を上げるためのポイントを紹介します。

まだ営業メールを導入したことがない企業でも大まかな流れを掴んで、施策の導入を検討してみましょう。

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BtoB向け営業メールのメリット・デメリット

営業メールとは、電話や訪問といった対面での営業活動と異なり、メールを使って顧客にアプローチしていく方法です。

主に自社案件の商談獲得やサービスの案内、成約後のフォローが目的です。

目的や業界によっても特徴が大きく異なるため、まずはBtoB向けの営業メールのメリットとデメリットを確認しましょう。

BtoB向け営業メールのメリット

営業メールには主に以下のようなメリットがあります。

  • コストが低い
  • 場所や時間にとらわれない
  • 記憶・記録に残りやすい
  • 担当に直接営業できる

取引に多くの情報を必要とするBtoBは検討期間が長く、その分営業にかかるコストも高くなります。

メール営業を導入できれば、訪問営業で発生する移動時間やアポイントの準備などの手間を減らせます。

結果的に検討期間が長いBtoBでの営業コストを大幅に削減できるため、より多くの企業に営業をかけることも可能です。

新規開拓を目的とした営業だけでなく、新サービスの紹介や告知などのルート営業もメールで対応できれば、さらなるコストの削減もできます。

そしてメールであればテキストとして残り、担当者の記憶や記録に残りやすく、複雑な商品やサービスでも理解してもらいやすい傾向にあります。

営業メールは、メリットも多いためBtoB営業でも活用できる手法です。

BtoB向け営業メールのデメリット

一方、営業メールのデメリットには以下のものがあります。

  • 営業リスト作成に時間がかかる
  • 必ずしもメールが開かれるとは限らない
  • コミュニケーションがうまく取れない

営業リストを1から自社で作成する場合、多くの情報を洗い出さなければいけないため、時間がかかります。

BtoBの場合は、ール営業の際にルールや規則を設けていたり、そもそも断っている企業も少なくないため、必ず見てもらえるとは限りません

また顔を合わせたコミュニケーションが取れないため、書き方1つで信用を失ってしまう可能性もあります。

コストが大幅に削減できるなどメリットを得られる分、デメリットも当然付いて回ってきます。

どのように打ち消して、契約へとアプローチしていくかがメール営業の重要なポイントです。

BtoB向け営業メールを送るまでの5ステップ

BtoBでもBtoCでも営業メールを送る大まかな流れは同じですが、ポイントや注意点は異なります。

ここでは、新規開拓を目的としてBtoB向けの営業メールのステップを5つに分けて紹介します。

重要な点に注意しながら確認しましょう。

ステップ1.営業メールのKPIを設定する

営業メールの目標の達成度合いを測定するためにも、まずはKPIを設定する必要があります。

KPIは、以下の指標があります。

  • メールの開封率
  • クリック率
  • コンバージョン率
  • 返信率
  • メール配信数

メール営業で使用されるKPIの指標は、開封率やクリック率などが代表的です。

さまざまなデータを取るためにも、ユーザーを年代別に分けて開封率を計算したり、メールの内容からクリック率を計算することをおすすめします。

なぜならユーザー層や内容が変わっただけでも、数値が変わるためです。

これらに加えて、スマートフォンやタブレットなど、デバイスごとの開封率も測定できると今後の改善にも効果的です。

KPIを測定する時はメール自体ではなく、先の成約などの目標を念頭に置いて設定しましょう。

ステップ2.顧客をリストアップする

KPIを設定したら、営業メールを配信する顧客をリストアップします。

BtoBの場合は企業が相手になるため、商品の見込み企業を選別して営業リストを作成しなければいけません。

営業リストを作成するのには、各企業の店舗数や売り上げなどのデータが必要になりますが、すべて手動で収集するのは非効率です。

そのため、すでに企業ごとのデータがまとめられているサイトやツールを使いつつ、見込み客となりそうな会社をリストアップしていきます。

そして各企業は営業専用の問い合わせフォームを設けていたり、営業メールをお断りしていたりするため、事前に把握しておきましょう。

ステップ3.営業メール内容の作成

営業メールの内容で大まかに分けて、

  • 件名
  • 本文

の2つを作成します。

件名は文字数も少なく簡単に決定されがちですが、最初に目がつく箇所であり、開封率を決める要因の1つです。

BtoBに限らず、顧客側は大量の営業メールに目を通す時間はないため、件名はメールの内容がひと目でわかるように設定しましょう。

そしてメールの本文は、以下のような構成がベースとなります。

  • 宛名
  • 挨拶と企業紹介
  • メールの目的や営業の内容
  • 売り込みたい商品やサービスの紹介
  • 起こしてほしいアクション
  • 締めの挨拶
  • 署名

相手企業は、メールの内容をじっくり読み込む時間はないものと想定して、できるだけ簡潔に、興味をそそるような文章を作成するのがコツです。

また商品を紹介するだけでは意味がないので、メールを読んだ後に返信してほしいのか、会員登録してほしいのか起こして欲しいアクションも記載しておきましょう。

さらにアポイントを取る場合は、日程の候補を3つ用意しておきます。

もし都合が合わない場合は、希望日を連絡してもらうようにするとアポイントの取り逃しが少なくなります。

ステップ4.営業メールの配信

営業メールを作成したら、リストで獲得した企業に対してメールを配信していきます。

営業メールの配信は、手動で実施するには時間がかかります。

企業ごとに件名や担当者名を書き換えなくても済むように、ツールやメール配信サービスを活用するのがおすすめです。

そしてメールの形式にも気をつけなければなりません。

開封率の計測や画像の添付をするにはHTMLメールを利用するケースが多いですが、受信を拒否している企業も存在します。

そのため、複数のメール配信手段を持っておくと安心です。

ステップ5.効果測定・改善を実施する

メール営業は、配信して終わりではありません。

メール営業の効果をさらに上げるためにも、設定したKPIから効果測定・改善をするようにしましょう。

改善すべきポイントは、以下の3つです。

  • メール営業先(リスト)
  • 件名
  • 本文

開封されないのであればタイトルを変更し、CVが低いのであれば本文を見直して、根拠を元に改善していきましょう。

またメール後の目的アクションとして「返信」を設定したのであれば、メール後の対応も重要です。

メールでのやりとりを繰り返す場合は、他の顧客と混同しないように管理も徹底しましょう。

BtoB向けの営業メールの成約率を上げるためのポイント

データを確認しながら細かな調整をすることも成約に繋がりますが、メール営業をする上で他にも抑えておきたいポイントがいくつかあります。

ここからはメール営業で、成約率を上げるポイントを3つ紹介します。

顧客のベネフィットやニーズを正しく理解する

メールで効果的に訴求するためには、企業にとってのベネフィットやニーズを正しく理解しなければなりません。

ベネフィットとは、顧客が商品から得られる効果のことです。

メールでは、営業リストごとに配信するメール内容を設定しますが、正しくリスト分けされていないと、質の良い訴求文でも企業に刺さりません。

効果的に訴求するためには、ベネフィットやニーズを正しく理解しましょう。

メール営業では、テンプレによる使いまわし感が出ないよう、調整するのも1つのポイントです。

タイトルを磨き上げる

タイトルは、メールで最初に目に付く箇所です。

どんなに良い本文を書いたとしても開封されなければ意味がありません。

開封率を上げるためには、メールの件名にあたるタイトルを磨き上げましょう。

開封率を上げる例として、

  • なぜメールが送られてきたのか
  • メールの内容
  • 企業にとってどんな価値があるか

が分かるように作成するのがポイントです。

問い合わせフォームでの営業する際でも、件名を設けている企業も多いため、メールと同様に効果的な件名を最後につけるようにしましょう。

件名で必要な情報を盛り込んだ文の最後に、企業名も合わせて記載しておくと、信頼性UPに繋がります。

スパムメールと判断されないようにする

営業メールはスパムメールと判定され、件名すら目につかない事態は避けなければいけません。

スパムと判定されるメールは、自動的に振り分けられているケースがほとんどで、

  • 文脈・名詞
  • SPFレコードやDKIMの設定
  • メールセキュリティ 
  • 同じメールの繰り返し送信
  • 丸や三角、罫線で装飾しない

などに気をつければ、ある程度のスパム判定は避けられます。

最悪の場合、営業メールをお断りしている企業に対して、送り続けてしまうと特定電子メールの送信の適正化等に関する法律に触れてしまう恐れもあります。

メール営業では、まず開封してもらうところからスタートします。

しかし届けることばかりに目を向け過ぎて、法律違反とならないよう注意しましょう。

メール配信ツールを活用すると効率的

前述しましたが、営業メールを手動で送るとなると、途方もない時間がかかります。

BtoB営業メールを導入している企業の多くは、作業を効率化するためのツールを利用しています。

メール配信ツールで実際にできることは、以下です。

  • メールの一斉送信
  • HTMLメールの作成
  • 効果測定
  • セグメント配信

メール営業はコストの低さが魅力のひとつであるため、メリットを潰してしまわないようリソースの足りない箇所にのみツールを導入するのがおすすめです。

メールをはじめBtoB営業自体を効率化させたい場合は、MAツールの使用も検討してみましょう。

MAツールについて詳しく知りたい方は「徹底比較!おすすめのMAツール(マーケティングオートメーション)21選」を参考にしてください。

まとめ:BtoBは営業メール返信後の対応も重要になる

新規開拓のメールでは、営業メールのアクションをもらってからがスタートになります。

検討期間の長いBtoBでは、せっかく返信をもらっても、知識がないとうまくアピールできない可能性があります。

商談をうまく運ぶためにもBtoBマーケティングの知識を持っておくと有利です。

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