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メルマガの配信におすすめの方法とは?形式やツールの選び方を解説!

自社でメルマガを配信する際、どのようにしたらよいのか悩む方もいるかもしれません。

費用をかけるとなると、企業としてはきちんと検討・選択する必要があります。

本記事では、メルマガの配信方法や配信形式、ツールの選び方などをお伝えしていきます。

また弊社テクロでも、メルマガを含むBtoBマーケティングに関するお役立ち情報をメルマガで配信しております。

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メルマガの配信目的は?

メルマガは、現在でも多くの企業が利用しているマーケティングの一つです。

メルマガを配信する目的は

  • キャンペーン・セール情報の告知
  • 新商品・新サービスの紹介
  • リピーター・ファンを増やす
  • 企業ブランディング
  • 新規販売促進

などがあり、目的によって配信するターゲットが変わってきます

メルマガを使って配信できるターゲット層は「既存顧客」「新規顧客」の2パターンです。

既存顧客にメルマガを配信する場合、継続利用や自社のファン化につながります。

新規顧客に配信する場合、商品情報の提供を実施しリード情報の獲得につなげていくのです。

メルマガの目的を明確にすることで、アプローチする層も変わってきます。

メルマガを配信する3つの効果

メルマガの配信は、主に3つの効果があります。

以下でそれぞれの効果を解説します。 

効果1.ユーザーとの接触時間が増える

メルマガを配信すると、ユーザーの接触時間が増えます。

例えば1週間に2回メルマガを配信した場合、月に最大8回以上ユーザーが貴社のメルマガを読むことになるのです。

心理学には、人は対象物と接する時間が長いほど、愛着がわいたり、好意を抱いたりする効果があります。
(参考:繰り返し接しているうちにどんどん好きになるのはなぜ?|公益社団法人日本心理学会)

配信されたメルマガを毎回すべて読むユーザーは少ないかもしれません。

しかし定期的にメルマガを配信することで、ユーザーから貴社のことを認知され、興味や好意を抱いてもらえるきっかけになります。

効果2.コンバージョン率が高い

メルマガを定期的に配信することで、コンバージョン率があがります。

メルマガはGoogleやYahoo!などに出てくる広告とは違い、ユーザーに直接届きます。

その分ユーザーとの距離が縮まり、信頼関係ができあがるため、コンバージョンに繋がりやすくなるのです。

効果3.低コストで自社を知ってもらえる

メルマガを配信することで、高い広告費用をかけずに自社を知ってもらえま

メルマガに似ているDMの場合、送付する人数分だけ印刷料金や郵送料がかかります。

対してメルマガは、送付する人数が増えたとしても無料で配信できるのです。

そのため他の宣伝方法と異なり、低コストで自社のアピールができるでしょう。

メルマガの配信方法4パターン

メルマガの配信方法には4つのパターンがあります。

  • メルマガ配信ツールで送信
  • メーラーから手動で送信
  • ExcelとOutlookを使って送信
  • スプレッドシートとGmailを使って送信

それぞれについて解説していきます。

パターン1.メルマガ配信ツールで送信

メルマガの配信方法で最も一般的なのが、メルマガ配信ツールを使っての送信です。

メルマガ配信ツールを使うと、簡単な操作で大量のユーザーに送信できます。

さらに置換タグと呼ばれる、登録ユーザーの個人情報に変換する機能を使うことで「○○様」と登録名表記で送ることが可能です。

またメルマガ配信ツールは、読者の行動も記録ができます。

送信したメルマガがどのくらいの人に読まれたのか計測もできるため、改善にも役立つのです。

パターン2.メーラーから手動で送信

パソコンに内蔵のメーラーから手動で送信する方法もあります。

これはメルマガ送信対象がごく小人数の場合にのみ、有効と言えるでしょう。

一斉送信したいからといって、BCCへ大量に宛先を入れてしまうと、サーバーから迷惑メール判定されるおそれがあります

また、すべて手動で実施するため、人為的なミスも発生しかねません

情報漏えいにつながるリスクもあるため、注意が必要な方法です。

パターン3.ExcelとOutlookを使って送信

「VBA」と呼ばれるMicrosoft Excelの拡張機能を使い、Outlook連携でメールを送信することも可能です。

CSV形式で顧客リストを登録すれば、一斉配信かつ、個別に文章を変えて送信もできます。

ただし、VBAというプログラミング言語を習得していないと難しい手法です。

ゼロから学習し、配信するにはかなりの時間と手間がかかるため、あまりおすすめできません。

パターン4.スプレッドシートとGmailを使って送信

「Gmail」と「Googleスプレッドシート」を使ってメルマガを配信することも可能です。

「Google Apps Script」というプログラミング言語を習得していないと配信ができません。

また配信数に制限があり、無料版のGoogleアカウントの場合は100通/日。

ビジネス版を使用する場合は2,000通/日までと決められています。

会員数が多い場合やプログラミングの知識がない場合は、Gmailからのメルマガ配信は避けるべきでしょう。

メルマガを配信するならメール配信ツールがおすすめ

メルマガ運用をする場合は、メール配信ツールを使うのがおすすめです。

なぜならメーラーは、あくまでも個人間のやり取りに特化しているためです。

大量送信に対応していないため、送信済みと表示されていてもメールが届いていないこともあります。

メール配信ツールであれば、大量に送信することを想定しているため、受信者の迷惑メールボックスに振り分けられることなく配信できます。

また単に一斉送信できるだけではなく、年齢や性別、居住地域に合わせて送信する相手を絞れます。

さらに開封率やクリック率などのデータ解析も容易です。

手間やコスト、配信能力など、どれを取ってもメルマガ配信ツールが最善手と言えるでしょう。

メルマガの配信形式

メルマガの配信形式にも種類があります。

配信したいメルマガのジャンルやターゲットによって、使い分ける場面も出てくるかもしれません。

メルマガ配信ツールによって対応していない場合もあるため、確認しておきましょう。 

テキスト形式

テキスト形式は、文字だけで作成するメールのことです。

専門知識などは必要なく、メールに文字を入れるだけで完成します。

ただし、文字に色を付けて強調したり、画像を表示させたりといった装飾はできません。

また開封率などの計測も難しく、計測用のアドレスは表示されてしまいます。

HTML形式

HTML形式は画像や動画を入れられるメールのことです。

画像や動画を入れることで、視覚的に訴求ができるためテキストだけのメールよりも読まれる可能性が高まります。

例えばECサイトは、商品画像を使ってユーザーにアプローチする必要があるため、HTML形式対応のメルマガ配信ツールを選択することが多いです。

しかし画像や動画を挿入する分、メールの容量が重くなりサーバーに負担がかかる可能性があります

すると画像などが表示されず、視覚的訴求が通じなくなることがあるため注意しましょう。

マルチパートメール

マルチパートメールは、テキスト形式とHTML形式が両方同時に配信できる形式です。

それぞれ受信側の端末によって、自動的に振り分けられる仕組みになっています。

例えばガラケーだと、HTML形式のメールは読めません。

そこでマルチパートメールで送信すると、スマホやPCの人にはHTML形式で送信されます。

形式に左右されることなく、より広いユーザー層へメルマガを届けることが可能です。

メルマガ配信ツールのシステム

メルマガ配信ツールのシステムにも2種類あり、どちらがいいか検討する必要があります。

それぞれの特徴を把握した上で、導入する型を選びましょう。

クラウド型

クラウド型とは、他社企業が提供する配信システムを借りる形で運用する方法です。

登録・アカウント発行から、メールを配信するまですべてオンラインで完結し、最短即日から使えるので非常に便利です。

費用も月数百円〜数千円から始められるため、中小企業には非常に使いやすいシステムと言えます。 

ただしインターネット上で使うため、情報漏えいなどのリスクがあります。

クラウド型で検討する場合は、セキュリティ対策に力を入れているシステムを選ぶのがおすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社でメール配信環境を構築する方法です。

ソフトのインストールや保守管理に手間がかかるデメリットはありますが、カスタマイズの自由度が高いメリットがあります。

また自社の既存のシステムと連携しやすいことも特徴の一つ。

自社で管理するため、セキュリティ点も問題ありません。

ただし、導入までには時間がかかり、運用していくには数百万単位で費用がかかります。

メルマガ配信ツールを選ぶ際の2つのポイント

メルマガ配信ツールを選ぶ際には、2つのポイントがあります。   

ポイント1.欲しい機能が揃っているか

メルマガ配信ツールに、欲しい機能が揃っているかどうか確認しましょう。

貴社が配信する予定のメルマガに装飾が必要であれば、HTML機能は必須です

ターゲットにガラケーユーザーも含まれる場合は、テキスト形式も送信できるマルチパートメールを選択する必要があるでしょう。

メルマガ配信ツールによって、揃っている機能はさまざまです。

貴社の用途に合わせて配信システムを選んでください。   

ポイント2.セキュリティ対策が万全か

セキュリティ対策が万全であるかは非常に重要です。

知らない間に

  • ウイルス攻撃を受けていた
  • 顧客情報をハッキングされていた

など企業の信用問題に発展します。

また、社内の人間が勝手に顧客情報をダウンロードする可能性もあるのです。

顧客情報は大事な機密情報のため、社員から漏えいしないよう指導をする必要があります。

さらに悪質なハッキングの被害に遭わないためにも、セキュリティ対策が万全であるメルマガ配信ツールを選ぶと良いでしょう。

まとめ:配信するメルマガに合わせて適切な方法を選択する

貴社が配信するメルマガの目的や配信したいメルマガの種類によって選択する手法が変わってきます。

クラウド型のメルマガ配信ツールや自社構築のオンプレミス型など、貴社の用途に合わせて適切なツールを選択してください。

メルマガ配信で大切なのは顧客を第一に考えることであり、システムを選ぶところからすでに始まっています。

大切なお客さまの情報が外部に流出しないよう、セキュリティ対策が万全であるツールを選択してください。

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